智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循以下原則，以確保系統(tǒng)的有 效性和可持續(xù)性：

一、安 全性原則

1. 檔案保護(hù)

智慧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)確保檔案的安 全，防止檔案的丟失、損壞、篡改或泄露。這包括物理安 全（如防火、防水、防盜等）和信息安 全（如數(shù)據(jù)加密、訪問控制等）。

系統(tǒng)應(yīng)配置視頻監(jiān)控、消防設(shè)備、門禁管理等安防系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案室的環(huán)境和人員活動(dòng)，確保檔案的安 全無虞。

2. 權(quán)限管理

系統(tǒng)應(yīng)建立完善的權(quán)限管理機(jī)制，對不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)用戶才能訪問相關(guān)檔案。

實(shí)施嚴(yán)格的身份認(rèn)證和日志記錄，以便追蹤用戶的操作行為，防止非法訪問和篡改。

二、實(shí)用性原則

1. 檔案存儲與管理

智慧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的存儲能力，能夠支持大量檔案的存儲和管理。

系統(tǒng)應(yīng)提供有序的存儲結(jié)構(gòu)和檢索方式，方便用戶快 速找到所需檔案。

2. 數(shù)字化處理

系統(tǒng)應(yīng)支持檔案的數(shù)字化處理，包括掃描、轉(zhuǎn)換、編輯等功能，以提高 檔案的利用效率和價(jià)值。

提供數(shù)字化檔案的檢索、查看、下載等服務(wù)，滿足用戶的不同需求。

三、便利性原則

1. 智能化操作

智慧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)智能化操作，如自動(dòng)分類、自動(dòng)索引、自動(dòng)推薦等功能，減少人工干預(yù)和提高工作效率。

提供用戶友好的界面和操作流程，降低用戶的學(xué)習(xí)成本和使用難度。

2. 自動(dòng)化監(jiān)控

系統(tǒng)應(yīng)具備自動(dòng)化監(jiān)控功能，實(shí)時(shí)監(jiān)測檔案室的環(huán)境參數(shù)（如溫度、濕度、空氣質(zhì)量等），并在異常情況下自動(dòng)報(bào)警和處理。

通過智能化手段實(shí)現(xiàn)檔案存儲空間的優(yōu)化利用和資源的合理配置。

四、綜合管理與服務(wù)原則

1. 智慧管理

智慧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理，包括檔案的接收、整理、存儲、利用、鑒定和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。

通過智能化手段提高管理效率和服務(wù)水平，為用戶提供更加便捷和高 效的檔案服務(wù)。

2. 智慧服務(wù)

系統(tǒng)應(yīng)提供多樣化的服務(wù)方式，如在線查詢、預(yù)約借閱、遠(yuǎn)程利用等，滿足用戶的不同需求。

建立完善的用戶反饋機(jī)制和服務(wù)評價(jià)體系，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和用戶滿 意度。

綜上所述，智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循安 全性、實(shí)用性、便利性、兼容性與可擴(kuò)展性以及綜合管理與服務(wù)等原則，以確保系統(tǒng)的有 效性和可持續(xù)性發(fā)展。